Cet offre n'est pas destiné à des étudiants !
Mission de base
Contribuer aux missions de Fiber solutions de référence par l'accomplissement des tâches administratives, comptable, logistiques courantes.
Responsabilités
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§ Secrétariat.
§ Gestion d'agenda – planning – prestation.
§ Traitement technique et administratif des dossiers.
§ Gestion plaintes client.
§ Gestion de stocks / Approvisionnement.
§ Gestion de la flotte automobile.
§ Gestion recrutement.
§ Gestion formation.
§ Gestion secrétariat social.
Description des tâches
§ Réceptionne, enregistre, classe et archive divers documents en ce compris les courriers entrants et sortants.
§ Rédige des mails courants sur base des instructions données ( client – assurances secrétariat social ,…).
§ Etablit des documents, effectue de la mise en page, réalise des lettres types, assure la relecture de texte,…
§ Organise des réunions.
§ Elaboration de formation divers.
§ Assure certaines activités de soutien logistique: prépare les dossiers, commande les boissons, scanne des documents,…
§ Centralise des informations et rassemble les documents nécessaires au traitement des dossiers
§ Assure l'encodage et la mise à jour des informations dans les banques de données, tire des listes et des tableaux de rentabilité et d’évaluation du personnel.
§ Organise des coaching + évaluation.
§ Prend en charge le suivi des demandes liées à l’engagement de nouveaux collaborateurs ( rendez vous entretien – entretien).
§ Tient à jour les plannings des prestations.
§ Effectue les commandes de fournitures (fournitures de bureau, outils de travail, …) et veille à leur suivi.
§ Prise de contact et rendez-vous avec les propriétaires / syndic .
§ Devis / commandes.
Compétences
- connaissance du néerlandais est un plus
- Expérience dans la même fonction d’au moins 3 années.
§ Excellente capacité de communication ( écrite et orale)
§ Capacité d'adaptation
§ Capacité à travailler de manière autonome
§ Orientée solution
§ Polyvalence
§ Sens des responsabilités
§ Proactivité, sens de l’initiative
§ Maîtrise des outils de bureautique courants (Excell, Word, ..)
§ Etre capable d'organisation, de rigueur
§ Bonne gestion des priorités
§ Etre capable de se former (législation, logiciels,…)
- Capacité a Créer tableau Excel afin d’établir différent document - listing de gestion interne.
- Capacité à créer et gérer un cloud ( dropbox ) pour la gestion administrative interne .
Tâches spécifiques :
Gestion des stocks
Gestion des commandes de stock après seuil critique
Inventaire stock
Essayages et distribution des équipements
Encodage des demandes de fournitures
Gestion dans le suivi des prestations
Planning des chantiers
Gestion admin fournisseur
Gestion flotte auto
Gestion matériel individuel.
Contact secrétariat social.
Gestion et organisation des factures IN
Gestion document admin interne à la société .
Gestion du matériel
Manipulation et clôture application en interne.
Horaire de travail: 8:30 à 12:30 de lundi à vendredi
Type d'emploi : Temps plein, Temps partiel, CDI, CDD
Durée du contrat : 3 mois
Nombre d'heures : 20 par semaine
Salaire : 1.200,00€ à 2.500,00€ par mois
Avantages :
- Aide au transport quotidien
- Chèques repas
- Éco-chèques
- GSM de fonction
- Indemnité kilométrique
- Indemnité kilométrique vélo
Flexible Language Requirement :
- Néerlandais non requis
Programmation :
- Pauses
- Travail de jour
Types de primes et de gratifications :
- 13ème mois
- Pécule de vacances
Mesures COVID-19:
désinfection régulière
Expérience:
- office manager: 2 ans (Exigé)
Lieu du poste : In person
